Procedura zgłaszania naruszeń

Dokument: Procedura zgłaszania naruszeń i ochrony sygnalistów w IONWAY Poland sp. z o.o.

Tekst jednolity z dnia 13.03.2025 roku

§ 1 WSTĘP

1.IONWAY Poland sp. z o.o. zachęca do otwartej dyskusji na temat odpowiedzialnego postępowania i oczekuje od wszystkich swoich pracowników, przedstawicieli i członków organów utrzymywania wysokich standardów zgodnie z ION-WAY. Niemniej jednak wszystkie podmioty narażone są na ryzyko powstania naruszeń, nieświadomego dopuszczania się nielegalnego lub nieetycznego postępowania. Z tego względu kultura otwartości i odpowiedzialności jest niezbędna, aby zapobiegać takim sytuacjom i radzić sobie z nimi, gdy już wystąpią.
2. IONWAY Poland sp. z o.o. działa zgodnie z zasadami niniejszej procedury zgłaszania naruszeń i ochrony sygnalistów w IONWAY Poland sp. z o.o. podczas prowadzenia działalności i współpracy w środowisku zawodowym. Wszystkie osoby zatrudnione w IONWAY Poland sp. z o.o. są zobowiązane do przestrzegania zasad określonych w niniejszej procedurze.
3.Celem niniejszej procedury jest określenie zasad i trybu zgłaszania przez sygnalistów informacji o naruszeniu prawa (w tym informacji o uzasadnionym podejrzeniu dotyczącym zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w IONWAY Poland sp. z o.o. lub informacji dotyczącej próby ukrycia takiego naruszenia prawa). Ponadto, celami niniejszej procedury są:

a. zachęcanie pracowników do zgłaszania naruszeń tak szybko, jak to możliwe, mając świadomość, że zgłoszenia zostaną potraktowane poważnie i w taki sposób, aby odpowiednie i skuteczne środki mogły zostać podjęte w odpowiednim czasie,
b. wprowadzenie wytycznych dotyczących sposobu zgłaszania naruszeń,
1. c. umożliwienie wszystkim osobom możliwości bezpiecznego zgłaszania naruszeń, bez obawy przed działaniami odwetowymi, nawet jeżeli ich podejrzenia okażą się bezpodstawne.
4.Niniejsza procedura wprowadzona została zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 poz. 928 z późn. zm.).

§ 2 DEFINICJE

Ilekroć w niniejszej procedurze jest mowa o:

1) „działaniu odwetowym” – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
2) „IONWAY” lub „Pracodawcy” – należy przez to rozumieć IONWAY Poland sp. z o.o. Czynności z zakresu prawa pracy wykonuje za Pracodawcę Plant General Manager lub Plant People & Organization Manager; 
3) „ION-WAY” – należy przez to rozumieć kodeks postępowania w IONWAY dostępny pod adresem: The ION-WAY Code of Conduct.pdf;
4)„naruszeniu” – należy przez to rozumieć wszelkie działania lub zaniechania, co do których można mieć uzasadnione podejrzenia, że są niezgodne z prawem w zakresie opisanym w § 3 lub niezgodne z ION-WAY;
5) „osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia” – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
6) „powiadomieniu” – należy przez to rozumieć czynność zgłoszenia naruszenia;
7)„pracownikowi” – należy przez to rozumieć osoby zatrudnione przez IONWAY Poland sp. z o.o.
8)„przyjmującym zgłoszenie” – należy przez to rozumieć wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej IONWAY lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez IONWAY do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych; jako podmiot upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych wskazuje się Legal & Compliance Department, działający przy wsparciu Umicore Corporate Security Department;
9)„publicznym ujawnieniu” – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
10)„sygnaliście” lub „osobie zgłaszającej” – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym w szczególności:
a) pracownika,
b)pracownika tymczasowy,
c) osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
d)przedsiębiorcę,
e) prokurenta,
f) akcjonariusza lub wspólnika,
g) członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
h) osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,
i) stażystę,
j) wolontariusza,
1. k) praktykanta;
11) „ustawie” – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 poz. 928 z późn. zm.).

§ 3 ZAKRES

1. Niniejsza procedura obejmuje wszystkie przypadki naruszeń prawa rozumianych jako działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.
2. Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia, lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

§ 4 OBOWIĄZKI IONWAY

IONWAY zobowiązuje się do przestrzegania następujących kluczowych obowiązków wynikających z ustawy oraz z dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, w szczególności do:

1) wdrożenia bezpiecznych kanałów raportowania dla dokonywania zgłoszeń wewnętrznych,
2) potwierdzenia otrzymania zgłoszeń w ciągu 7 dni,
3) starannego dochodzenia przeprowadzanego przez bezstronny zespół,
4) przekazanie informacji zwrotnej osobie zgłaszającej w rozsądnym terminie, nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia odbioru zgłoszenia,
5) zera tolerancji dla działań odwetowych i ochrony osób zgłaszających przed wszelkimi negatywnymi konsekwencjami.

§ 5 POUFNOŚĆ

1. IONWAY gwarantuje, że niniejsza procedura oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
2. Dane osobowe sygnalisty lub osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, pozwalające na ustalenie ich tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą odpowiednio sygnalisty lub osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia.
3. Gdy ujawnienie danych sygnalisty lub osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi, lub postępowaniami przygotowawczymi, lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie, ust. 2 powyżej nie stosuje się. W takim przypadku sygnalista zostanie poinformowany przed ujawnieniem jego tożsamości, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
4. Wszelkie naruszenia zgłoszone zgodnie z niniejszą procedurą pozostaną poufne między osobą zgłaszającą, ewentualnymi osobami pomagającymi w dokonaniu zgłoszenia oraz przyjmującym zgłoszenie i innymi osobami upoważnionymi przez Pracodawcę, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
5. Dział Prawny jest odpowiedzialny za prowadzenie poufnego rejestru zgłoszeń wewnętrznych.

§ 6 DOKONYWANIE ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

1. Zgłaszanie naruszeń to mechanizm dokonywania zgłoszeń, który umożliwia ujawnienie informacji dotyczących podejrzeń o naruszeniach, które mają wpływ na IONWAY i których świadkami były lub o których dowiedziały się osoby zgłaszające.
2. Przedmiotem zgłoszenia może być wszystko związane z IONWAY, co do czego można mieć uzasadnione podstawy, aby podejrzewać, że stanowi to bezprawne lub nieetyczne zachowanie w miejscu pracy, w tym naruszenia prawa lub polityk wewnętrznych.
3. Wszyscy pracownicy IONWAY powinny czuć się zachęceni do skontaktowania się ze swoim przełożonym lub zespołem People and Organisation w celu zgłoszenia swoich obaw.
4. Jeżeli pracownik uzna to za stosowne, może również skorzystać z kanałów zgłaszania naruszeń opisanych w niniejszej procedurze, to jest:

1) pisemnie, drogą elektroniczną:
a) informacje o naruszeniach można zgłaszać pisemnie za pośrednictwem kanału raportowania dostępnego na stronie internetowej IONWAY: IONWAY używając formularzu dostępnego pod adresem: Formularz;
b) dokonywanie zgłoszeń za pośrednictwem strony internetowej zapewnia ochronę poufności tożsamości osoby zgłaszającej i każdej osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu oraz uniemożliwia dostęp osobom nieuprawnionym;
c) osoba zgłaszająca otrzymuje automatyczne potwierdzenie otrzymania zgłoszenia naruszenia;

2) ustnie:
a) za pośrednictwem systemu wiadomości głosowych dzwoniąc na numer telefonu: +32 2 227 12 22 lub,
b) na wniosek osoby zgłaszającej, podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą osoby zgłaszającej zgłoszenie jest dokumentowane w formie: (1) nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub (2) protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez przyjmującego zgłoszenie. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia lub zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
1. 3) anonimowo:
  1. a) zgłoszenia naruszeń mogą być dokonywane anonimowo, za pośrednictwem wiadomości e-mail wysłanej z zewnętrznego adresu e-mail i używając pseudonimu, który nie może być powiązany z osobą zgłaszającą, na adres: compliance@ionway.com;
  b) w przypadku zgłoszenia anonimowego przyjmujący zgłoszeniebędzie mógł komunikować się z osobą zgłaszającą tylko za pośrednictwem tego kanału (wymiana informacji będzie ograniczona),
  1. c) zgłoszenie dokonane anonimowo, które zawiera informacje wyraźnie niewiarygodne lub których treści nie można zweryfikować, nie będą rozpatrywane.
5. Przyjmujący zgłoszenie jest upoważniony do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej.
6. Po otrzymaniu zgłoszenia przyjmujący zgłoszenie podejmie z zachowaniem należytej staranności działania następcze.
7. Informacja zwrotna zostanie przekazana sygnaliście w rozsądnych ramach czasowych, jednak nie później niż w ciągu trzech miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
8. Przyjmujący zgłoszenie ma obowiązek potwierdzić sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego na zasadach opisanych w ust. 4, jednak nie później niż w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przesłać potwierdzenie.
9. Każda osoba wskazana w zgłoszeniu lub inna zainteresowana osoba zostanie niezwłocznie poinformowana o zgłoszeniu, bez ujawniania tożsamości osoby zgłaszającej lub osoby trzeciej ani żadnych innych informacji, z których można bezpośrednio lub pośrednio wywnioskować tożsamość osoby zgłaszającej lub osoby trzeciej, z zastrzeżeniem ust. 10 poniżej.
10. Poinformowanie osoby wskazane w zgłoszeniu lub innej zainteresowanej osoby może zostać odroczone, jeśli istnieją ku temu uzasadnione powody (takie jak ryzyko usunięcia dowodów).
11. Centralny poufny rejestr wszystkich powiadomień będzie prowadzony przez Legal & Compliance Department.

§ 7 DOKONYWANIE ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH

1. Rekomendując korzystanie w pierwszej kolejności z kanałów wewnętrznych dostępnych w ramach niniejszej procedury IONWAY wskazuje, że sygnalista może w każdym przypadku dokonać zewnętrznego zgłoszenia naruszenia, bez konieczności dokonania uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego.
2. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub inny organ publiczny, którego właściwość obejmuje podejmowanie odpowiednich działań następczych, obejmujących przedmiot zgłoszenia. W stosownych przypadkach zgłoszenia zewnętrzne są dokonywane także do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
3. Rzecznik Praw Obywatelskich jest organem uprawnionym do udzielania informacji i wsparcia sygnalistom oraz odpowiedzialnym za przyjmowanie tzw. powiadomień zewnętrznych. Instytucja, do której Rzecznik Praw Obywatelskich przekaże powiadomienie, będzie zobowiązana do udzielenia informacji zwrotnej zgłaszającemu, podjęcia działań następczych oraz przekazania Rzecznikowi Praw Obywatelskich kompleksowej informacji o podjętych działaniach w związku ze zgłoszeniem.
4. Z Rzecznikiem Praw Obywatelskich można się skontaktować za pośrednictwem:
1. formularza zgłoszeń zewnętrznych:

1) formularza zgłoszeń zewnętrznych

2) infolinii przeznaczonej do dokonywania ustnych zgłoszeń zewnętrznych: 22 20 98 499
- 3) na piśmie na adres: Zespół do spraw Sygnalistów Biura Rzecznika Praw Obywatelskich, ul. Puławska 99a, 02-595 Warszawa.

§ 8 UJAWNIANIE PUBLICZNE

1. Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego, publicznego podlega ochronie, jeżeli dokona:
1) zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego, a podmiot prawny, a następnie organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze wewnętrznej, a następnie w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zewnętrznej organu publicznego nie podejmą żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekażą sygnaliście informacji zwrotnej lub
1. 2) od razu zgłoszenia zewnętrznego, a organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w swojej procedurze zewnętrznej nie podejmie żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekaże sygnaliście informacji zwrotnej

– chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.

2. Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie także w przypadku, gdy ma uzasadnione podstawy sądzić, że:
1) naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub
2) dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi sygnalistę na działania odwetowe, lub
- 3) w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.

§ 9 OCHRONA SYGNALISTÓW

1. IONWAY nie toleruje działań odwetowych, w tym w przypadku, gdy sygnalista dokonał zgłoszenia za pośrednictwem zewnętrznych kanałów raportowania.
1. 2. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
1. 3. Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe.
4. Zakaz podejmowania działań odwetowych dotyczy również przypadków, w których praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji, lub pełnionej służby nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania.
5. Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
6. Wobec osób, które świadomie dokonują fałszywych zgłoszeń, zostaną podjęte działania dyscyplinarne.

§ 10 POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE

1. W pierwszej kolejności przyjmujący zgłoszenie zweryfikuje wstępnie stan faktyczny opisany w zgłoszeniu, zbierając informacje w szczególności od osoby zgłaszającej. Jeżeli wstępna ocena wykaże podstawy do podejrzenia naruszenia, Legal & Compliance Department skontaktuje się Umicore Corporate Security Department (i/lub podmiotem trzecim wyznaczonym przez IONWAY) w celu dalszego zbadania sprawy.
2. Wyniki postępowania wyjaśniającego zostaną ocenione przez Legal & Compliance Department, a w razie potrzeby zlecone zostanie podjęcie odpowiednich środków i działań następczych.
3. Osoba zgłaszająca będzie informowana o wyniku postępowanie wyjaśniającego bez zbędnej zwłoki.

§ 11 PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

Przetwarzanie danych osobowych zgodnie z niniejszą procedurą odbywa się zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz jak określono w informacji o prywatności i plikach cookie IONWAY (dostępnej na stronie www.ionway.com).